会議のあとで議事録を書くとき、
「何を書けばいいのか分からない」
「時間をかけた割に使われていない」
と感じたことは少なくありません。
議事録は、
丁寧に書くことよりも
仕事で使われることが重要です。
この記事では、
実務で役に立つ議事録の書き方を整理します。
なぜ議事録が使われなくなるのか
使われない議事録には、
いくつか共通した特徴があります。
- 会話の再現になっている
- 情報量が多すぎる
- 何が決まったのか分かりにくい
これでは、
後から読み返す側が
判断や行動に使えません。
問題は文章力ではなく、
議事録の目的が整理されていないことです。
議事録の目的を最初に決める
議事録を書く前に、
目的をはっきりさせます。
- 決定事項を残す
- 認識を揃える
- 次の行動を明確にする
この目的が明確であれば、
何を書くべきかは自然と絞られます。
会話ではなく「結果」を書く
議事録に必要なのは、
誰が何を言ったかではありません。
重要なのは、
- 何が決まったのか
- 何が決まらなかったのか
- 次に何をするのか
会話の流れは省略し、
結果と判断を中心に整理します。
決定事項・宿題・未決事項を分ける
議事録は、
次の3点を分けて書くと使いやすくなります。
- 決定事項
- 宿題（担当・期限）
- 未決事項・持ち帰り
この区別があるだけで、
読み手は
「自分が何をすべきか」をすぐ把握できます。
粒度は「読まなくても動ける」レベル
議事録の粒度は、
詳細すぎても、
簡潔すぎても使いづらくなります。
目安は、
議事録だけを読んで次の行動に移れるかです。
判断に必要な前提や背景は、
最小限だけ補足します。
会議後すぐに共有する
議事録は、
会議直後に共有するほど価値が高まります。
時間が経つほど、
- 記憶が曖昧になる
- 修正点が増える
- 関心が薄れる
完璧を目指すより、
早めに共有することを優先します。
まとめ
- 議事録は使われてこそ意味がある
- 目的を最初に整理する
- 会話ではなく結果を書く
- 決定事項・宿題・未決事項を分ける
- 読んで動ける粒度を意識する
- 会議後すぐに共有する
これらを意識することで、
議事録は
「とりあえず残すもの」から
仕事を進めるための道具に変わります。