会議が多すぎて、
本来やるべき仕事に
手を付ける時間がない。
そんな状態になることがあります。
「会議を減らしたい」と思っても、
どれを減らせばいいのか分からず、
結局そのまま続いてしまいがちです。
この記事では、
会議を減らしたいときの考え方を整理します。
会議は必要だから存在している
まず前提として、
会議は無意味だから開かれているわけではありません。
- 何かを共有したい
- 認識を揃えたい
- 判断したい
これらの目的があるから、
会議は生まれています。
減らすには、
目的を別の形で満たす必要があります。
会議の目的を分解する
会議を減らす第一歩は、
目的を分解することです。
- 情報共有
- 議論
- 意思決定
どれが目的かによって、
代替手段は変わります。
情報共有は会議でなくてもできる
情報共有が目的の会議は、
最も減らしやすい対象です。
- 資料共有
- チャット
- 議事録
非同期で済むものは、
会議である必要はありません。
判断が必要な場は残す
一方で、
判断が必要な会議は、
無理に減らすべきではありません。
- 利害調整
- 方針決定
ここを削ると、
後で別の形で時間を取られることになります。
会議を減らす代わりに何を増やすか
会議を減らすと、
代わりに必要なものがあります。
- 事前共有
- 判断ルール
- フォローの仕組み
これを用意しないと、
会議を減らした反動が出ます。
会議時間を短くするという選択
会議をなくすか残すか、
という二択で考えなくても構いません。
- 時間を半分にする
- 頻度を下げる
これだけでも、
負荷は大きく下がります。
まとめ
- 会議は目的があって存在する
- 目的を分解して考える
- 情報共有会議は減らしやすい
- 判断が必要な会議は残す
- 代替手段を用意する
- 短くする選択も有効
これらを意識することで、
会議は
「減らすために減らすもの」ではなく、
必要な形に整理しやすくなります。